Assistant(E) Administratif(Ve) Technique

Dans le cadre de l’organisation de la Direction à laquelle il/elle est rattaché(e), le/la titulaire du poste assure un secrétariat à caractère complexe et confidentiel comprenant des activités de rédaction, de frappe, de planning et de classement avec, en complément, un rôle administratif dans le cadre des directives données par sa Direction faisant éventuellement appel à un certain degré d’initiative.

Qualité, Sécurité et Environnement :

• Maintien personnel des connaissances en matière de documentation Qualité, Sécurité et Environnement ;
• Obligation de respect des dispositions prise en matière de prévention Qualité, Sécurité et environnement.

Ces différentes missions ne sont pas exhaustives et sont susceptibles d’être modifiées en fonction des évolutions et de l’adaptation de l’activité de la Société GTA ENERGIES et des sociétés partenaires

VOS MISSIONS

1. Administratif :
   • Assure les fonctions classiques de secrétariat pour sa Direction : dactylographie, scan, classement des dossiers, rédaction et enregistrement des divers courriers, établissement des bordereaux d’envoi, filtrage téléphonique, assure la gestion des rendez-vous de la Direction ;
   • Assure l’accueil physique
   • Assure la gestion du courriers et courriels
2. Technique
   • Assure la gestion, l’enregistrement et le classement de la facturation,
   • Assure la création des dossiers et leur mise à jour en temps réel sur le logiciel de gestion (numéro de commande, suivi des offres, sous-traitance, fermeture des phases, suivi des dates de livraison…),
   • Gestion administrative des marchés publics,
   • Gestion des dossiers mixtes.
3. Commercial
   • Enregistre et met à jour les clients et contacts dans le logiciel de gestion,
   • Met à jour la liasse commerciale,
   • Vérifie l’adéquation des données entre les dossiers de production, la liasse commerciale et le logiciel de gestion interne,
   • Met à jour le Plan d’Actions Commerciales,
   • Veille, tri et transmission des consultations pertinentes ;
   • Suivi des consultations (mise à jour du tableau de suivi, préparation de la partie administrative, dépôt) ;
   • Mise à jour des documents sur les plateformes internet (e-attestations, safetender…).
4. Taches annexes :
5. Assure la commande fournitures pour l’ensemble des collaborateurs ;

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances / Expériences

Les capacités techniques que doit maîtriser le/la titulaire du poste sont :

• Organisation dans le phasage de l’ensemble du travail.
• Rapidité dans l’exécution des tâches.
• Connaissance aigüe des logiciels Word et Excel et du système d’exploitation Windows NT.
• Connaissance aigüe de la grammaire et de l’orthographe française.
• Maîtrise du matériel mis à sa disposition (standard, imprimante, photocopieur, fax, machine à affranchir, etc.…).

Qualités requises

Les capacités de savoir être que doit maîtriser l’employé sont :

• Présentation vestimentaire et orale irréprochable
• Exemplarité et confidentialité
• Cordialité des rapports avec la direction et l’ensemble du personnel
• Devoir de réserve sur le contenu, la forme des propos et sur leurs destinataires
• Obligation de délicatesse dans chaque communication écrite et orale.

REMUNERATION:

2 200 € brut mensuel selon l’expérience

Horaire : 39h par semaine avec 2 RTT par mois

Tickets Resto de 10.51€ pour bureau, 75% Titre transport

Télétravail après la Période Essai

« Les données que vous allez nous communiquer feront l’objet d’un traitement par GTA en sa qualité de responsable de traitement, dans le but de traiter et gérer votre candidature. »